No importa qué tan ingeniosos sean los productos que vendes si no conoces la situación financiera de tu empresa, ni llevas un control de los ingresos y gastos. Tampoco se trata de que seas un experto en contabilidad, pero sí que adquieras los conocimientos suficientes para que ningún descuido sea el culpable de que los gastos operativos se queden sin pagar.
En los próximos subtítulos, te compartiremos una serie de consejos que te ayudarán a guiar tus decisiones futuras y a actuar cuanto antes. ¡Acompáñanos a desglosarlos!
1. Registra cada peso
A pesar de que la cantidad parezca insignificante, todo cuenta para que no te enfrentes a dos desviaciones que suelen desdibujar la salud real de la empresa: minimizar los gastos recurrentes y exagerar las entradas de dinero.
Adquiere un software contable para pymes como el de Siigo que sea tu aliado en el registro de tus transacciones al momento y en lo que al cumplimiento normativo y tributario respecta. De esa forma, le dedicarás menos tiempo a cuadrar números y más a analizarlos.
2. Separa lo personal de lo empresarial
Consíguelo a partir de las siguientes acciones:
- Abre una cuenta bancaria solo para la empresa: Esta separación te dará por primera vez reportes financieros en los que puedes confiar; además, será tu carta de presentación para solicitar un crédito o atraer a un inversionista.
- Asígnate un sueldo fijo aunque seas el dueño: Marca una línea entre lo que el negocio genera y lo que tú necesitas para vivir. Tampoco te quedes con “lo que sobre”; establece un monto que tu pyme pueda sostener, así sabrás también si esta da para vivir o solo para sobrevivir.
3. Organiza tu calendario tributario
Al tomar la iniciativa de diseñar un cronograma personalizado con las fechas de presentación de declaraciones, los anticipos de renta, las retenciones en la fuente y los vencimientos del IVA, podrás contemplar tiempos de preparación y validar datos para no correr al último minuto.
Te recomendamos apoyarte en un software contable Colombia con la capacidad de automatizar alertas y centralizar documentos a los cuales puedas acceder justo cuando te hagan falta. Algunas soluciones digitales, incluso, le dan la oportunidad a los usuarios de configurar recordatorios y calcular los valores a reportar.
4. Revisa tus cobros y pagos cada semana
Construye una rutina semanal de al menos 20 minutos en la que analices las cuentas por cobrar y por pagar; saber quién debe, cuánto y desde cuándo te hará priorizar gestiones de recaudo antes de que los saldos se vuelvan incobrables.
Al identificar los compromisos próximos a vencer, evitarás intereses por mora y fortalecerás la relación con aliados estratégicos, al mismo tiempo que reduces el estrés operativo y logras una mejor planificación financiera en todos los niveles del negocio.
5. Rastrea en qué se van tus gastos
¿A dónde se va el dinero? Somete la estructura de costos a un examen periódico, no con el objetivo de recortar de manera indiscriminada, sino reasignar los recursos con inteligencia; esto implica auditar servicios subutilizados, rediseñar procesos que consumen más de lo que aportan, etc.
También sirve que clasifiques los gastos en fijos, variables e imprevistos para que distingas lo esencial de lo accesorio, elimines fugas de capital y preveas con antelación los periodos que demandarán mayor liquidez.
6. Realiza un presupuesto realista y hazle seguimiento
Trazar un plan de cuánto entrará y cuánto saldrá te va a dar la ventaja de definir un rumbo que oriente cada movimiento de dinero. Eso sí: de nada sirve un presupuesto que guardes en un cajón; debes recordar checarlo de vez en cuando y hacerle ajustes, según el comportamiento de la pyme.
Si eres constante con esta práctica, conseguirás rectificar a tiempo/replantear objetivos, incluso acceder a oportunidades derivadas de recursos que sobran en un rubro que podrían moverse a otro, o a un área que rinde más de lo previsto.
Un presupuesto activo y revisado se convierte en un soporte que te impulsa a decidir con seguridad y en un termómetro para medir la eficiencia financiera conforme crece tu empresa y se adapta a nuevos cambios.
7. Consulta con expertos cuando las cifras no te cuadren
Más allá del indispensable cumplimiento legal, un asesor tiene que fungir como un socio que sí, te señale los errores que tú no ves y enmiende las inconsistencias, pero también debe hacer equipo contigo en momentos clave de la empresa, como una expansión o la búsqueda de financiación.
Aunque parezca que la búsqueda de ayuda es sinónimo de rendirse ante los obstáculos, en realidad es un gesto de un líder natural que entiende que la participación de terceros es un paso que lo encamina hacia el éxito. Confía y aprovecha el tiempo que obtienes al delegar responsabilidades.
8. Transforma el orden financiero en una cultura empresarial
La organización no puede depender de una o dos personas; si el equipo minimiza la importancia de las finanzas ordenadas, cualquier esfuerzo será difícil de sostener. ¿Qué hacer? Transmítele a todos en la empresa, sin importar su rol, cómo sus decisiones impactan el estado financiero; así, erigirás un entorno colaborativo, orientado a resultados.
Fomentar una cultura con estas características significa compartir información clave, asignar responsabilidades (aunque procurando no saturar al personal) y, en última instancia, involucrar a la gente en prácticas que refuercen el control: desde pedir soportes al hacer un pago, hasta respetar los tiempos para reportar gastos.
¿Te convencieron nuestros consejos? ¡Pon en práctica uno por uno! Tu pyme te lo va a agradecer.