Mientras varias empresas que deciden sumar tecnología a su operación diaria logran eficientar su proceso de facturación electrónica, otras acaban por arrepentirse de su inversión, ya que la herramienta digital elegida, en lugar de ser un apoyo, se convierte en una carga que prefieren descartar.
Con la frustración a flor de piel y los pendientes acumulándose, la elección de otro sistema resulta algo complicado, especialmente cuando también sigue habiendo cierto temor a que pase lo mismo, pero eso no tiene por qué suceder mientras se elija a un proveedor que responda a la dinámica actual del negocio.
Si te sientes indeciso sobre la idea de migrar a otra plataforma, entonces te recomendamos que leas los siguientes puntos, pues te permitirán reflexionar acerca del panorama en el que te encuentras y orientarte para que tomes una decisión que beneficie tanto a tu compañía, como a tu personal.
1. Tus procesos de facturación consumen demasiado tiempo y atención
Un indicio claro de que el programa que utilizas no está siendo funcional, es cuando la facturación, en lugar de ser un proceso rápido, toma horas y, peor aún, se equivoca más de lo que debería y exige a los trabajadores intervención manual, retrasándolos de completar otras actividades.
Aunque algunos podrían creer que es culpa de una disminución en el rendimiento del área responsable, en realidad es el resultado de un efecto dominó, porque si la tecnología que se adquirió para “simplificar” solo causa contratiempos, entonces la carga de trabajo va a acumularse hasta provocar un colapso.
2. Te cuesta adaptarte a cambios normativos
Cuando la DIAN introduce ajustes, ciertos programas realizan actualizaciones tardías, lo cual deriva no solo en reprocesos, sino también en sanciones por incumplimiento; por esa razón, te tienes que asegurar de escoger un software de facturación electrónica que esté alineado con lo que pide la autoridad tributaria.
Antes de tomar una decisión definitiva, revisa atentamente cada una de las características con las que cuenta el sistema que te interesa; si tienes dudas, contacta al proveedor para que te dé más información y te confirme que las facturas y los documentos enviados a la DIAN por su solución cumplan con los requisitos exigidos.
3. La plataforma es poco intuitiva y el soporte técnico no responde a tiempo
Es cierto que algunas veces es importante tomar una pequeña capacitación para comprender el funcionamiento del programa; no obstante, hay interfaces que el personal nunca termina de dominar por más tutoriales que consulte.
El problema se agrava si, además, se debe esperar por horas o días para que el soporte técnico resuelva un inconveniente y la empresa paga las consecuencias: inevitablemente, habrá una pérdida de confianza en la herramienta.
4. Cobros adicionales que afectan la rentabilidad del negocio
No es raro encontrar opciones que, tras una apariencia de precio competitivo, añaden tarifas extra por características que deberían estar incluidas desde el inicio. El problema es que, para las compañías que trabajan con márgenes ajustados, estos incrementos llegan a desequilibrar el presupuesto mensual sin ofrecer un retorno proporcional en beneficios.
Por supuesto: hay una intención de pagar por tecnología, pero resulta inútil hacerlo por una que no va a escalar a la par de la empresa, ni va a liberar a los trabajadores de actividades tediosas, sino todo lo contrario: les va a sumar la responsabilidad de supervisar que el programa funcione adecuadamente.
5. No es capaz de crear reportes
Más allá de emitir facturas, una herramienta de facturación electrónica debería darle la oportunidad a los usuarios de acceder a informes con información organizada que les ofrezca una visión integral del negocio, por ejemplo, a través de paneles que resuman ingresos, egresos, impuestos pendientes o estados de cuenta.
Por desgracia, varios sistemas se quedan cortos en ese aspecto, limitándose a entregar datos dispersos y a que no puedan anticiparse a problemas financieros, ni mucho menos identificar oportunidades de mejora. A final de cuentas, un programa que no permita leer la salud de la empresa, no está cumpliendo con su función estratégica, aunque emita bien los documentos.
6. Tus procesos no están conectados entre sí
Uno de los grandes retos de muchas pymes es que sus sistemas no se comunican entre ellos, ya que mientras el software de facturación va, por un lado, el inventario va por otro y las cuentas por cobrar se manejan en una hoja de cálculo aparte.
Es una desconexión que lleva al personal a duplicar tareas y a revisar información manualmente en búsqueda de inconsistencias que bien podrían evitarse si todo estuviera centralizado, situación que empeora durante aumentos en la demanda, por ejemplo, periodos en los que es indispensable responder a la brevedad.
La falta de integración, pues, es otro impedimento para observar el panorama general de la empresa; además, diluye la eficiencia que debería aportar la digitalización, por lo tanto, al contratar un sistema, te recomendamos que vincule procesos como la gestión de productos, el control de pagos o el registro de impuestos en un mismo flujo.
Conclusión
Si después de haber leído estas señales, te has decidido a dejar de trabajar con una plataforma que no se ajusta a la operación de tu compañía, entonces toma la iniciativa de darle el “sí” a una solución que transforme el trabajo diario en algo sencillo y te impulse a vender y crecer como nunca.